La fiche d'un utilisateur regroupe tous ses réglages : identité, numéros, règles de gestion des appels, enregistrement et restrictions.
Prérequis : un compte administrateur.
1. Ouvrir la fiche
- Cliquez sur Utilisateurs dans le menu Administration.
- Cliquez sur la ligne de l'utilisateur : sa fiche s'ouvre. Le lien Retour à la liste des utilisateurs vous ramène à la rubrique.
Bon à savoir : l'utilisateur retrouve une partie de ces réglages dans la fenêtre Mon compte de son application. La fiche que vous voyez en tant qu'administrateur est plus complète.
2. Renseigner l'identité et les rôles
- Contrôlez le Prénom, le Nom, le Commentaire et l'Adresse mail.
- Administrateur société indique si l'utilisateur est administrateur de votre espace.
- Activez Masquer dans l'annuaire interne pour que l'utilisateur n'apparaisse pas dans l'annuaire de ses collègues.
- Utilisateur comptable donne accès aux factures de l'entreprise (rubrique Factures du menu Fonctionnalités).
- Dans le bloc Authentification, retrouvez l'Identifiant de connexion et définissez si besoin un nouveau Mot de passe ; l'icône de génération en crée un aléatoirement.
3. Gérer ses numéros
Dans le bloc Téléphonie :
- Retrouvez le Numéro interne de l'utilisateur.
- Dans Numéros de téléphone, ajoutez un numéro avec le sélecteur Ajouter un numéro ou retirez-en un avec l'icône corbeille. Un numéro retiré redevient disponible pour l'entreprise.
- Sélectionnez le Numéro affiché : le numéro présenté par défaut lors de ses appels, sur tous ses appareils. L'utilisateur peut le remplacer appel par appel grâce au sélecteur Numéro Présenté de ses applications.
- Activez Numéro masqué pour masquer son numéro lors des appels sortants.
Bon à savoir : le Libellé de suivi d'appel affiche un texte devant le nom de l'appelant sur les appels reçus, pour identifier leur provenance ; cette fonction est activée sur demande auprès d'Ubefone. Les Droits de supervision définissent le périmètre de supervision de l'utilisateur (par exemple : Entreprise).
4. Personnaliser ses musiques, son assistant et son répondeur
- Dans Musiques d'attente, choisissez parmi les musiques de votre rubrique Musiques un Pré-décroché et une Musique d'attente propres à cet utilisateur.
- Dans Assistant, désignez un assistant et activez si besoin le Filtrage patron secrétaire : les appels destinés à l'utilisateur font alors sonner le poste de son assistant.
- Dans Répondeur, sélectionnez l'Annonce du répondeur et activez Recevoir les messages répondeur par email pour qu'il reçoive ses messages vocaux dans sa boîte mail.
5. Régler la gestion de ses appels
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Renvois exceptionnels : cliquez sur le bouton + : la fenêtre « Nouveau renvoi exceptionnel » s'ouvre. Définissez le Début et la Fin (date et heure), choisissez dans Pendant ces horaires la destination des appels (par exemple : Appel passé à l'utilisateur), ajoutez si besoin un Commentaire, puis cliquez sur Enregistrer. Utile par exemple pour des congés.
- Ne pas déranger : activez le NPD à distance, choisissez le Renvoi en cas de NPD (par défaut : Appliquer les règles de non réponse) et étendez-le si besoin aux appels internes.
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Réception des appels : autorisez le Double appel, définissez ses plages de réception dans la grille hebdomadaire (bouton +), le sort des appels En dehors des plages horaires et le comportement
- Appels masqués : définissez le Renvoi des appels masqués.
- Non réponse : réglez le Délai de non réponse (en secondes), le Renvoi sur non réponse (par exemple : Répondeur), et si besoin l'Email de notification des appels manqués et son mode d'envoi.
Attention : les renvois et transferts d'appels vers des numéros externes entraînent des coûts supplémentaires. Consultez votre guide tarifaire.
6. Activer l'enregistrement de ses appels
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Enregistrement centralisé sur les serveurs Ubefone : sélectionnez le mode dans Activer l'enregistrement des appels : Désactivé, Automatique ou Manuel.
- Enregistrement local par les applications Ubefone : activez l'enregistrement automatique et définissez le Chemin d'enregistrement ; les fichiers sont stockés sur le poste où l'application est installée.
Attention : l'activation de l'enregistrement centralisé entraîne des coûts supplémentaires. Consultez votre guide tarifaire. Les enregistrements centralisés s'écoutent depuis la rubrique Historique d'appel ; leur durée de stockage se règle dans la rubrique Entreprise.
7. Restreindre ses appels sortants
- Soumis aux restrictions du site applique à l'utilisateur les restrictions définies au niveau du site.
- Désactivez-le pour définir des interdictions propres à l'utilisateur : appels nationaux, vers les mobiles, internationaux, numéros spéciaux, et sa propre Liste blanche des numéros de téléphone.
8. Accéder aux réglages avancés
- CRM Integration : connecte l'utilisateur à votre CRM (voir la section Intégrations du centre d'aide).
- Touches de supervision : le lien Gérer les touches de supervision configure les touches d'un téléphone IP attribué à l'utilisateur.
- Webhook : le champ Notification des appels s'adresse à un public technique.
- Configurations des applications Ubefone : le Mode d'authentification des applications définit comment l'utilisateur se connecte (par exemple : Mot de passe).